Crea carpetas inteligentes en tu Mailbox para ser más productivo

¿Cuánto tiempo te la pasas siendo prácticamente devorado por tu correo electrónico? Seguramente respondiste ‘sí’ a ambas preguntas. Pero no te has hecho una pregunta más importante: ¿Qué tan importantes son tus emails?

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Desde la aparición del email, pocas cosas demandan tanto nuestra atención en nuestro día a día, como si fueran las fotos íntimas de Scarlett Johansson momentos antes de ir a dormir. ¿No te sucede a menudo que estás imposibilitado de hacer otras tareas importantes porque tu bandeja de entrada no hace otra cosa que aumentar? ¿O acaso eres de los pocos a quienes su buzón les da lo mismo que seguir el timeline de Adal Ramones?

Si la respuesta es no, creemos que antes que nada, te debes hacer una pregunta: ¿Realmente te has detenido a preguntarte cuán importante son los correos electrónicos?

De acuerdo con estudios recientes, sólo uno de cada tres Emails son esenciales para el trabajo y requieren de una respuesta o acción inmediata.

El director científico, Nathaniel Borenstein de Mimecast, (quien dirigió la investigación), comenta:

“Es evidente que un empleado promedio enfrenta un desafío significativo con el solo hecho de procesar la información que llega a su bandeja de entrada y trata de identificar cuáles de los mensajes son realmente importantes para su trabajo”.

Y te apuesto que has pasado por esta experiencia. Yo recibo en promedio 100 correos electrónicos al día. Entre estos, cuántos son de verdadera importancia? Quizá menos de 10. En su mayoría son meros distractores que no nos sirven realmente.

Entonces deberías tomar muy en serio esta nuesva investigación para hacer una depuración de tu bandeja de entrada, que de paso te liberará espacio y te permitirá concentrarte en tus tareas importantes y, por ende, ser más productivo.

Aquí les compartimos 3 pasos para limpiar tu correo electrónico cortesía de nuestros amigos de Lifehack

Cancela tus suscripciones. Pese a que te parezca tajante, cancela las suscripciones a las newsletters que no hayas leído en las últimas dos semanas. Si no las has estado leyendo, la verdad es que no vas a leerlas en el futuro. Sé realista y cancela todas las que te parezcan innecesarias.

Lidia con la absurda idea de que te estás ‘perdiendo de algo’. Recuerda que al cancelar estas suscripciones, no te estás perdiendo de nada. Ahí estará siempre el website o blog del que no recibirás más noticias para que lo visites cuando se te antoja. No es un ‘adiós’, es un ‘hasta luego’.

Fija algunas ‘reglas de correo electrónico’. Puedes ajustar ‘reglas’ para que ciertos tipos de correo se guarden automáticamente dentro de una carpeta de tu elección, dentro de tu correo. Esto mantendrá tu bandeja de entrada limpia y con correos que realmente sean importantes. Por ejemplo, puedes usarla para mover las ‘newsletters’ que te lleguen, y verás que en promedio estarás depurando entre un 30% y 40% de tu Inbox.

Si usas Entourage, aquí van los pasos para hacerlo.

Primero, crea una carpeta nueva.

1. Crea una nueva carpeta de correos. Ve a Archivo en la barra de menú.
2. Da clic en ‘Nuevo’ y luego en ‘Carpeta’.
3. Asegúrate de asignarle un nombre claro y conciso, como ‘Newsletters’ o ‘Amigos personales’, ‘Agencias de RP’, dependiendo de quienes se trate.

Luego, crea nuevas reglas…

1. Ve ‘Herramientas’ en la barra de menú
2. Elige ‘Reglas’ y luego ‘Nueva’
3. Asígnale un nombre a la regla.
4. Elige ‘Añadir criterio’ –al hacerlo debes ver una caja debajo que dice ‘De’ (si no dice ‘De’, elige del menú desplegable dicha opción.
5. Asegúrate de que la caja contigua a ‘de’ dice ‘contiene’ y entonces en la caja siguiente añade la dirección de correo para quien estás creando dicha regla.
6. Debajo verás una sección que dice ‘Entonces’ ‘Añadir acción’ ‘Eliminar acción’, y verás dos cajas más contiguas a ellas.
7. Asegúrate de que la primera caja diga ‘Mover a’ (tal vez aparezca en un menú desplegable).
8. En la caja al lado de ésta debes elegir el nombre de la carpeta que creaste en el paso 1.
9. Selecciona ‘OK’. Así de fácil creaste una nueva regla. A partir de ahora, Entourage dirigirá cualquier correo de la dirección que asignaste hacia dicha carpeta.
10. Crea y asigna las reglas que consideres necesarias par diferentes emails que no sean urgentes.
Publicado con BlogsyPublicado con Blogsy
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Acerca de TheKewlGang

Profesional gestor de contenidos con más de 15 años de experiencia en medios. Siempre en busca de la reinvención y de diversas maneras de informar sobre lo que importa en el momento que importa.

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